Większość podmiotów gospodarczych niezależnie czy jest to jednoosobowa działalność, spółka czy fundacja przetwarza dane osobowe w mniejszym bądź większym stopniu. Najczęściej jest to efekt uboczny charakteru ich działalności, tworząc bazy klientów, którzy w przyszłości mogą stać się potencjalnymi nabywcami ich produktów lub usług.
Od czasu wprowadzenia RODO zadanie to jest znacznie utrudnione i dane muszą być przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Zgoda na przetwarzanie danych osobowych na gruncie RODO mówi, że zgoda ta musi jasno przedstawiać cel przetwarzanych danych osobowych oraz ich zakres. Bardzo ważna jest również informacja kto jest administratorem tych danych oraz informacja, jak cofnąć zgodę.
Co musi zawierać formularz zgody na przetwarzanie danych:
- Kto jest administratorem;
- Cel przetwarzania danych;
- Zakres przetwarzania danych;
- Informacja o możliwości cofnięcia zgody;
W praktyce niestety nie wygląda to już tak kolorowo i wielu przedsiębiorców łączy wiele zgód w jedną klauzulę, która jest bardzo niezrozumiała i niezgodna z prawem. RODO wyraźnie określa, że na każdy cel musi być udzielona osobna zgoda. Dodatkowo możliwość cofnięcia danej zgody musi być tak samo prosta, jak jej udzielenie.
Od czasu 25 maja 2018 roku wielu przedsiębiorców musiało ponownie zaktualizować uzyskane zgody na przetwarzanie danych osobowych, ponieważ nie spełniały aktualnych wymogów. Jeżeli cel i zakres się nie zmienił to nie ma potrzeby aktualizacji danych, jeżeli jednak zgoda była udzielona na więcej niż jeden cel to po wejściu RODO przedsiębiorca jest zobowiązany do wysłania ponownie zgody na każdy cel z osobna.