Od 25 maja 2018 roku mają RODO wprowadziło nowe zasady przetwarzania danych osobowych. Aby w pełni ustosunkować się do nowych wytycznych należy zrozumieć co znaczy słowo przetwarzać.
Przetwarzanie danych osobowych to „operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie (artykuł 4 pkt 2 RODO).”
Tak więc każda osoba, która zajmuje się przetwarzaniem danych niezależnie czy jest administrator czy podmiotem trzecim, któremu zostały udostępnione dane muszą stosować określone zasady:
- Zasada przejrzystości, rzetelności i legalności (zgodności z prawem).
Każdy administrator danych musi przetwarzać dane osobowe w myśl wyżej wymienionych zasad. A więc, aby przetwarzać dane osobowe musi uzyskać stosowną zgodę na to, która musi być czytelna i zrozumiała. Należy również przestrzegać prawa o ochronie tych danych osobowych, aby niepowołane osoby nie miały do nich dostępu. Uzyskane dane muszą być przetwarzane w zgodzie z zasadami współżycia społecznego.
- Zasada celowości
Jeżeli administrator ma w zamiarze przetwarzać dane osobowe w więcej niż jednym celu musi uzyskać na każdy z nich odrębną zgodę.
- Zasada minimalizacji danych
Zgodnie z zasadą przetwarzanie danych musi być należyte i odpowiadające celowi, w jakim są pozyskane. Oznacza to, że pozyskujemy dane, które są absolutnie niezbędne do zrealizowania określonego celu. Np. pozyskując dane z newsletteru przetwarzamy tylko imię, nazwisko oraz adres e-mail danej osoby. Jej wiek czy status materialny jest całkowicie zbędny.
- Zasada prawidłowości
Wiąże się to z poprawnością pozyskanych danych osobowych oraz obowiązkiem ich uaktualnienia, jeżeli są nieaktualne lub osoba, której dane dotyczą złoży wniosek z prośbą o ich sprostowanie.
- Zasada ograniczenia przechowania
Jeżeli administrator danych osobowych przechowuje dane dłużej niż jest to konieczne robi to niezgodnie z prawe. Dane powinny być przechowywane tak długo, dopóki nie zostanie osiągnięty cel w jakim zostały pozyskane, następnie należy dane całkowicie usunąć.
- Zasada integralności i poufności (bezpieczeństwa danych)
Administrator danych jest zobowiązany do zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych, aby nie uległy zniszczeniu lub uszkodzeniu.
- Zasada rozliczalności
Jest to najnowsza zasada mówiąca o tym, że jeżeli administrator uzyskał zgodę na przetwarzanie danych osobowych danej osoby to musi być w stanie ją pokazać.